Departamento de Gestão de Bens Permanentes

Sejam bem-vindos! Nesta página, você encontrará sugestões, dicas e informações para auxiliar na Gestão dos Bens Permanentes, considerando as dificuldades relatadas pelas Comissões que atuam nos eventos de Inventários Anuais de Bens Permanentes da Instituição. Esperamos que o conteúdo seja útil aos setores interessados.

1. Bens sem identificação patrimonial (leia ou assista o vídeo):

Orientamos que cada setor possa manter um controle interno dos bens sem identificação patrimonial em uma planilha – como o modelo enviado ao DGP anualmente – ou qualquer outro banco de dados disponível. Dessa forma, poderia ser atribuído a cada item um número de identificação, que seria impresso e fixado com fita adesiva. Embora essa medida não seja a solução ideal, ela poderia reduzir o trabalho das Comissões/Subcomissões, que, ao encontrar um bem nessa condição, precisariam apenas registrar o número e a descrição reduzida do item para conferência na planilha ou banco de dados do setor. Ao finalizar os trabalhos, bastaria transferir os dados ao Relatório apropriado, a ser enviado ao DGP via processo e e-mail, como ocorre anualmente ao final do Inventário. Abaixo segue modelo de etiqueta artesanal:

2. Bens com etiquetas cuja numeração não retorna resultado no SIP:

Sugerimos que esses itens sejam controlados internamente da mesma forma que os bens sem identificação já mencionados no item anterior. Sempre que possível, a etiqueta artesanal deve ser fixada ao lado da etiqueta já existente no bem. Além disso, é fundamental não retirar a etiqueta/plaqueta existente, de modo a informar o código no campo destinado às  anotações extras (observação) da planilha utilizada para controle interno.

3. Bens que perderam as identificações ou em que as etiquetas estão se danificando:

Recomendamos consultar as instruções disponíveis sobre “Troca de Etiqueta” no link https://benspermanentes.ufsc.br/tombamento/

4. Bens inservíveis a serem recolhidos: 

Para solicitar o recolhimento de bens inservíveis ao DGP, é necessário que eles sejam previamente relacionados e mantidos separados dos demais enquanto aguardam o atendimento da solicitação. Assim, durante eventos de Inventário, a Comissão pode utilizar esses documentos para informar os itens no momento da inserção dos dados no sistema. A informação de que os itens estão guardados ou separados, aguardando recolhimento, pode ser registrada no Relatório da Comissão/Subcomissão para justificar que os dados lançados no sistema se basearam nos formulários ou planilhas previamente preenchidos pelo setor. Caso necessário, esses documentos podem ser anexados ao Relatório da Comissão/Subcomissão.

5. Bens recolhidos pelo DGP que não foram transferidos no sistema:

Primeiramente, é importante esclarecer que a formalização das transferências de bens no sistema para os depósitos do DGP só pode ocorrer com base nos Formulários de Recolhimento devidamente assinados pelo servidor do DGP responsável pela movimentação dos materiais, o que certificam a realização da atividade.

No entanto, no que se refere ao trabalho das Comissões/Subcomissões de Inventário, ressaltamos que sua função se limita à coleta dos códigos dos itens encontrados e ao registro das informações no sistema. Nesses casos, o Agente Patrimonial local deve contatar o DGP imediatamente, e solicitar que esse inventarie o bem em suas dependências.

Situações em que houver bens cujas transferências ainda não tiverem sido formalizadas no sistema, podem ser relatadas no Relatório da Comissão/Subcomissão para justificar itens informados como não localizados, se necessário.

6. Bens antigos não encontrados continuam a aparecer nos Relatórios a cada Inventário:

Para que os registros dos bens não encontrados deixem de ser visualizados no sistema, tanto nos relatórios quanto na indicação de “sim” ou “não” nos Inventários, é essencial que sejam devidamente regularizados pelos setores responsáveis. A regularização desses bens deve ocorrer, conforme a legislação vigente, por meio de Comunicado de Dano ou Extravio. Mais informações estão disponíveis na página: https://benspermanentes.ufsc.br/extravio-ou-dano-a-bem-publico/.

É importante esclarecer que a regularização de bens não encontrados não é uma atribuição da Comissão/Subcomissão designada para o Inventário Anual da Instituição. Caso os Agentes Natos considerem necessária a criação de uma comissão específica para essa regularização, têm autonomia para fazê-lo, definindo a melhor abordagem para cada situação. No entanto, é fundamental não confundir ou misturar os processos: o Inventário Anual é uma atividade distinta da regularização de bens não encontrados. Esta última geralmente decorre dos resultados do Inventário e, portanto, deve ser realizada posteriormente, em momento oportuno.

7. Bens de propriedade particular junto com os demais bens da Unidade:

Caso existam bens de propriedade particular juntamente com os demais da Unidade, recomenda-se que sejam separados ou identificados de forma clara antes do Inventário Anual. Isso evita que sejam indevidamente coletados, reduzindo o risco de inconsistências e facilitando o trabalho das Comissões/Subcomissões.

8. Coleta de tombamento de bens em laboratórios durante o Inventário:

Recomendamos que, em ambientes como laboratórios, onde há itens muito específicos e, por vezes, de difícil associação entre a descrição cadastrada no sistema e o item físico, a coleta dos códigos seja realizada, preferencialmente, pelos responsáveis ou pelos profissionais que atuam no local e que estejam familiarizados com os itens presentes. Dessa forma, o ideal é que esses servidores ou docentes sejam designados para atuar no Inventário pelas respectivas Unidades. Além disso, nos casos em que a etiqueta/plaqueta tenha sido colocada em local difícil de verificação no aparelho, sugerimos que seja afixada uma etiqueta simples (quando possível) em local visível, para facilitar Inventários futuros.

9. Itens como extintores de incêndio e botijões de gás – como manter controle:

Itens como botijões de gás e extintores de incêndio, devido às suas características de recarga, não recebem etiqueta de patrimônio. No entanto, cada bem recebe um número de código de barras, permanecendo identificado no sistema por meio desse código. Todas as movimentações necessárias, como transferências e baixas, devem ser realizadas normalmente. A única alteração nesses casos diz respeito aos controles físicos, que passam a ser feitos com base no quantitativo e na localização.

Para facilitar a gestão patrimonial e a coleta de dados no Inventário, sugere-se a afixação das etiquetas nos locais onde os bens ficam localizados. Por exemplo, pode-se colocar a etiqueta no espaço destinado ao extintor de incêndio ou utilizar outra forma de identificação que contenha o número da etiqueta.

10. Por que espaços físicos que não existem há anos continuam ativos?

Para que os registros de espaços físicos deixem de ser visualizados no sistema, é necessário que seus cadastros sejam inativados. No entanto, ambientes que ainda contenham bens registrados não podem ser inativados. Assim, caso os bens sejam encontrados, devem ser transferidos para os locais corretos. Caso não sejam localizados, é preciso proceder conforme a legislação vigente. Somente após a completa remoção dos bens, os ambientes poderão ser inativados no sistema.

11. Bens baixados no sistema, mas localizados nos ambientes físicos:

Ao verificar a existência de bens em uso no setor que, porventura, constem como baixados no sistema, há duas possibilidades de regularização:

• • • Se o bem não estiver mais em condições de uso, pode ser solicitado o seu recolhimento;
    • Se o bem ainda for útil, é importante considerar que existem vários motivos que levam à baixa de um bem. Muitos itens foram baixados por serem reclassificados como material de consumo, apesar de, no passado, terem sido incorporados como material permanente. Nesses casos, nenhum outro procedimento é necessário, nem mesmo para fins de Inventário. Porém, se o motivo da baixa for outro, o bem deverá ser reincorporado ao patrimônio da UFSC. Em caso de dúvidas, os códigos podem ser enviados ao nosso e-mail para consulta. Se necessário, enviaremos instruções sobre como solicitar a reincorporação do item.
      Uma dica para facilitar a gestão patrimonial é fixar uma etiqueta ou outro tipo de identificação indicando que o bem já foi baixado no sistema, o que ajudará nos próximos Inventários.

12. Tombamentos de bens a serem coletados ou não durante o Inventário – consumo ou permanentes:

A definição de material de consumo e material permanente se baseia em critérios técnicos estabelecidos na Portaria STN nº 448/2002 e no Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP). Os principais aspectos analisados incluem durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade.

Na UFSC, muitos itens foram incorporados no passado como material permanente. Destes, muitos já foram baixados, mas ainda permanecem em uso nos setores. Dessa forma, itens que: estão em uso; não são considerados material permanente; foram tombados (possuam identificação patrimonial); e, ainda não foram baixados no sistema, devem ser tratados como os demais bens permanentes que possuem identificação patrimonial, ou seja, coletados e informados no sistema no momento do Inventário.

13. Encontrar bens em locais distintos de sua origem (em outros ambientes) durante o Inventário: 

A atualização da localização e responsabilidade dos bens no sistema é uma atividade dos Agentes Patrimoniais locais, designados para atuar em cada setor da Unidade. Recomenda-se que os Agentes Natos indiquem servidores para atuarem como Agentes em suas áreas, garantindo um número suficiente para evitar a sobrecarga de trabalho.

A manutenção dos registros no sistema deve ocorrer sempre que houver mudanças, podendo ser realizada a qualquer tempo, antes ou depois do Inventário Anual. Quanto mais alinhados estiverem os registros do sistema com a realidade, menos moroso será o processo de coleta e lançamento de dados durante o Inventário.

Contudo, considerando fatores como tamanho, complexidade e natureza da Instituição, é natural que alguns bens constem em locais diferentes do esperado. Neste caso, o trabalho da Comissão na coleta dos códigos se limita aos bens que, de fato, estejam nos locais que fizerem parte da sua área de atuação.

14. Troca constante de bens entre ambientes durante o Inventário:

A fim de evitar inconsistências durante o evento de Inventário, recomenda-se que, sempre que possível, as movimentações de bens sejam evitadas. Por essa razão, as transferências regulares via sistema, realizadas pelos Agentes Patrimoniais locais, também ficam temporariamente bloqueadas.

Sugere-se avaliar a possibilidade de utilizar etiquetas adesivas com identificação como “Inventário 2025” ou apenas “2025”, ou, ainda, utilizar etiquetas coloridas para chamar mais atenção e facilitar a organização.

15. Designação de Portaria com horas semanais para a Comissão/Subcomissão de Inventário:

Como não há horas previamente designadas aos agentes patrimoniais, o DGP também não estipula um número específico de horas para os membros das Comissões de Inventário. Cabe ao Agente Patrimonial Nato avaliar a quantidade de integrantes da Comissão em relação ao total de bens da Unidade, além da natureza das atividades rotineiras, e decidir se é necessário definir horas ou dias exclusivos para os trabalhos de Inventário Físico. Independentemente dessa definição, os membros da Comissão/Subcomissão deverão executar suas tarefas dentro da jornada semanal de trabalho.

Na UFSC, algumas atividades, como as desenvolvidas em meio rural, atendimento médico, atendimento “de balcão”, e outras, precisam ser interrompidas para a realização do Inventário. Nesses casos, recomenda-se a definição de horas na Portaria das Comissões.

16. Exclusão de bens de consumo do sistema, incluindo itens como mouses e grampeadores:

Esclarecemos que, em 2020, o DGP realizou as baixas de aproximadamente 37 mil itens, representando uma redução de cerca de 10% no acervo patrimonial da Universidade. Esses itens, anteriormente classificados como material permanente, passaram a ser considerados bens de consumo conforme a Portaria STN 448/2002, incluindo talheres, grampeadores, tesouras, entre outros.

No entanto, alguns não puderam ser baixados. É o caso dos periféricos de informática, como mouses e teclados, por razões de cálculos contábeis. Embora esses novos bens já não sejam mais tombados individualmente, aqueles que foram incorporados dessa forma no passado devem continuar sendo tratados como qualquer outro material permanente.

17. Por que realizar o Inventário anualmente?

O Inventário Geral deve ser realizado anualmente, dentro do mesmo período-base, conforme estabelece o Art. 96 da Lei nº 4.320/64. Além desse dispositivo, a obrigatoriedade do Inventário também é prevista no item 8 da Instrução Normativa SEDAP nº 205/88 e nos artigos 154 a 166 da Portaria Normativa nº 007/GR/2007, atendendo, ainda, às exigências dos órgãos de fiscalização.

18. Deveria ser aberto durante todo o ano um “PRÉ INVENTÁRIO” para organização contínua dos bens nos imóveis:

Na prática, esse trabalho já ocorre ou deveria ocorrer, pois foi justamente para esse fim que a figura dos Agentes Patrimoniais Designados foi instituída. O DGP recomenda que os dirigentes das Unidades e chefes de setores avaliem a viabilidade de designar o número adequado de servidores para atuar como Agentes, garantindo um melhor desempenho das atividades e evitando sobrecarga.

Entre as responsabilidades dos Agentes Patrimoniais está a organização e manutenção dos registros no sistema, garantindo que estejam sempre atualizados, especialmente quanto à localização e responsabilidade pelos bens. É fundamental que cada bem incorporado a um setor esteja sob a responsabilidade direta dos servidores ali lotados, seja para uso ou para simples zelo, conforme determinação do Agente Nato. Esse cuidado evita transtornos relacionados a bens ainda registrados em nome de servidores desligados da Instituição ou realocados em outros setores.

19. Restrição de acesso ao sistema de Inventário para membros das respectivas Comissões:

O acesso ao sistema no módulo Inventário é concedido a cada membro da Comissão/Subcomissão seguindo dois passos: primeiro, a atribuição do perfil ao usuário; depois, a definição dos setores correspondentes. Considerando o grande número de siglas cadastradas no sistema para um mesmo setor e a quantidade de membros envolvidos no evento — no último Inventário, foram designados mais de 700 membros, a verificação individual de permissões seria inviável e poderia resultar em ambientes sem cobertura.

Por isso, julgamos mais adequado liberar o acesso a todos os setores, instruindo que cada usuário consulte apenas aqueles que integram a sua área de atuação.

20. Facilitar a inserção de dados no sistema de Inventário, retirando a função de agrupamento de materiais:

Esclarecemos que essa divisão é essencial para distribuir a quantidade de itens por página. Em alguns casos, o volume de materiais em determinados ambientes é tão grande que, sem essa organização, a consulta dos itens se tornaria morosa, demorada e pouco prática no âmbito da usabilidade. Além disso, sem essa divisão, o sistema apresentaria um tempo de resposta mais lento nas ações realizadas.

21. Agente Patrimonial x Membro de Comissão/Subcomissão de Inventário:

Esclarecemos que não se deve confundir a função do Agente Patrimonial com a do Membro da Comissão/Subcomissão de Inventário, pois ambos desempenham papéis distintos, conforme descrito a seguir:

• • • Agente Patrimonial: servidor designado por meio de Portaria para atuar no setor de sua lotação desde a nomeação até sua dispensa. A designação ocorre por indicação do responsável pelo setor. A partir dessa nomeação, o Agente Patrimonial passa a ter acesso ao sistema de patrimônio, permitindo realizar, entre outras ações, transferências de localização e de responsabilidade sobre os bens.
    • Membro da Comissão/Subcomissão de Inventário: servidor designado por meio de Portaria expedida pela própria Unidade acadêmica ou administrativa para atuar, em conjunto com outros servidores, no período de Inventário de um determinado exercício. Como Membro da Comissão/Subcomissão, terá acesso temporário e restrito ao sistema de patrimônio, exclusivamente para a realização das atividades do Inventário.

Por fim, recomenda-se que o Agente Patrimonial integre e presida a Comissão/Subcomissão de Inventário, visto que seu conhecimento sobre as questões patrimoniais pode contribuir significativamente para a condução eficiente dos trabalhos.