AGENTES PATRIMONIAIS, TRANSFERÊNCIAS E RESPONSABILIDADES
Sou responsável por bens ou a responsabilidade é dos agentes patrimoniais?
Cada servidor público (docente ou técnico-administrativo) é responsável pelos bens que lhe forem confiados, sendo que a responsabilidade não deve ser transferida aos agentes patrimoniais. Trata-se de responsabilidade direta. O agente patrimonial tão somente auxiliará em relação aos bens que fazem parte do setor para o qual foi designado para atuar, emitindo relatórios, ajudando a localizar os bens incorporados ao respectivo setor e efetuando transferências sempre que estas forem autorizadas pelo agente patrimonial nato. De modo complementar versa o Art. 70, Parágrafo Único da Constituição Federal de 1988: “Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária”.
Não consigo encontrar um bem que está registrado em meu nome. O que devo fazer?
De imediato, comunique o respectivo agente patrimonial da seccional de patrimônio, bem como dê ciência ao superior hierárquico. Junto com o agente patrimonial seccional, consulte o histórico de registro do bem, permitindo identificar se houve, por exemplo, uma movimentação física do item sem o correspondente registro no sistema SIP. Faça o levantamento físico dos bens do local onde devam estar acondicionados. Se ainda assim o bem não for encontrado, deve-se proceder de imediato à apuração dos fatos por meio de Comunicado de Dano ou Extravio de Bens. Ver instruções complementares em tópico específico desse FAQ, bem como acessando:
https://benspermanentes.ufsc.br/extravio-ou-dano-a-bem-publico/
Quero consultar os bens que estão registrados em meu nome, ou que estejam na minha sala. Como proceder?
Pode-se contatar o agente patrimonial da respectiva seccional de patrimônio. Ele possui acesso ao sistema e conseguirá emitir os relatórios.
Vou aposentar-me, pedir exoneração, remoção ou redistribuição. Como devo proceder em relação aos bens sob minha responsabilidade?
Deve-se contatar com antecedência a chefia imediata e o agente patrimonial da respectiva seccional de patrimônio para que a transferência seja feita ao novo servidor responsável pelos bens. Após a regularização da carga patrimonial, requerer ao DGP a emissão da Declaração de Nada Consta, documento obrigatório para instruir o processo de seu desligamento da Instituição (Art. 81 da Portaria Normativa nº 007/GR/2007), se for o caso. Para informações de como solicitar, acesse:
Orientações sobre Declaração de Nada Consta.
Como proceder em caso de mudança de direção ou chefia em relação à carga patrimonial? Isso se aplica também aos servidores sem cargo de direção ou função de chefia quanto à mudança de lotação?
Quando o detentor da carga patrimonial deixa de ser responsável pelos bens de seu setor devido à mudança de direção ou chefia, deve-se proceder à transferência de responsabilidade ao respectivo substituto. Lembrando que as transferências devem ocorrer mediante conferência física dos bens (de acordo com o Art. 82 da Portaria Normativa Nº 007/GR/2007, c/c Art. 106). A eventual não transferência de responsabilidade torna o sucessor co-responsável pelos bens no órgão ou setor, por força do Art. 82, § 1º da citada Portaria. Ainda, a passagem de responsabilidade deve ser efetivada antes da ocorrência do desligamento (Art. 80, Parágrafo Único).
Procedimento similar se aplica aos servidores que não ocupam cargo de direção ou função de chefia (mas que possuam bens sob responsabilidade), por exemplo, nos casos de alteração de lotação (Art. 109 da Portaria Normativa).
Sou agente patrimonial, chefe ou diretor de departamento, e o servidor se recusa à responsabilidade pelos bens sob seu uso. O que deve ser feito?
A negativa em assinar a responsabilidade acarreta infração ao Art. 70, Parágrafo Único, da CF/88, bem como ao Art. 83 da Lei nº 4.320/64, que abordam a obrigatoriedade de prestação de contas de todos os que utilizem, arrecadem, guardem, gerenciem ou administrem dinheiros, bens e valores públicos – c/c Art. 116, III e VII; Art. 117, IV; Art. 121; Art. 122, caput; e Art. 124 (todos da Lei nº 8.112/90). O recusante poderá ficar sujeito à tomada de contas por meio de processo administrativo, sem prejuízo das apurações disciplinares. Destaque-se: o mero fato de fazer uso de um bem público ou de chefiar um setor já torna o servidor responsável pelos bens, direta ou subsidiariamente, conforme o caso.
Sou servidor técnico ou docente em estágio probatório. Posso ter bens em meu nome?
Sim. A partir do vínculo estatutário, independentemente de avaliação em estágio probatório, o servidor responde pela guarda e zelo de bens públicos, devendo assinar os respectivos documentos de responsabilidade.
Preciso transferir bens. Com quem eu falo?
As transferências patrimoniais devem ser realizadas via agente patrimonial seccional ou setorial, mediante autorização do agente patrimonial nato (Art. 20 e incisos, da Portaria Normativa Nº 007/GR/2007). A designação de agente patrimonial seccional é obrigação do agente patrimonial nato (Art. 20, II – c/c Art. 22, III). Para tanto, deve-se contatar o agente patrimonial respectivo para registrar a movimentação, as vias dos Termos de Transferência deverão ser assinadas digitalmente e encaminhadas, exclusivamente, por SPA, via Solicitação Digital, ao setor DINV/DGP/PROAD. Observação especial quanto a bens vinculados a projetos de pesquisa (em geral cedidos à UFSC) – ver tópico específico sobre transferência de bens de projetos neste FAQ.
Como efetuar transferências? Há algum manual contendo passo-a-passo para auxiliar na realização de transferências e consultas de bens no SIP?
Para informações sobre como realizar transferências e consultas acesse o “
Manual para Realizar Transferências“.
Como faço para transferir bens de projeto?
Bens relacionados a projetos (financiados pelo CNPq, CAPES e Fundações de Apoio, por exemplo) possuem prática de transferência similar à de outros bens. Porém, no caso de bens oriundos de projetos, é necessário que o novo responsável seja membro integrante do projeto, além de prévia e expressa autorização do agente patrimonial nato. A formalização dessas transferências opera-se via agente patrimonial seccional ou setorial. Tais peculiaridades devem-se ao fato de bens com essa origem encontrarem-se vinculados, em sua grande maioria, ao uso específico para atendimento excluso do objeto do contrato de cessão.
Existe diferença entre transferência e cessão de uso?
Sim. A transferência opera-se somente internamente à UFSC (mesma entidade), passando de um local para outro, de um servidor a outro, ou ambos concomitantemente, via agente patrimonial. Já a cessão de uso opera-se entre entidades diferentes, mediante contrato de cessão ou termo de cessão, por meio de processo previamente instruído e analisado pelas instâncias competentes, pois regido por cláusulas de direitos e deveres entre as instituições. Aquele é feito via agentes patrimoniais, de modo direto e simplificado; este, mais formal, mediante processo específico.
Não localizo um bem sob minha responsabilidade. Pode ter sido extraviado ou roubado. O que fazer?
Inicialmente, comunique a chefia imediata sobre o ocorrido, adotando-se, caso aplicável, medidas de segurança local mais efetivas. Além disso, é necessário efetuar o registro do fato, internamente no Departamento de Segurança da Universidade (DESEG), e externamente na Delegacia de Polícia (ou Polícia Federal, por tratar-se de dano a patrimônio da União). Tais documentos devem ser utilizados como base para instrução do processo de apuração e regularização patrimonial, juntamente com o relato pessoal do caso. Depois de realizada a busca exaustiva de um bem, e não o encontrando, deve-se proceder à apuração dos fatos por meio de Comunicado de Dano ou Extravio de Bens. Ver instruções complementares em tópico específico desse FAQ, bem como acessando:
https://benspermanentes.ufsc.br/extravio-ou-dano-a-bem-publico/.
O que é o agente patrimonial?
O agente patrimonial é o servidor encarregado pelas rotinas e providências da atividade de controle patrimonial de sua respectiva área de abrangência, que inclui todos os setores componentes de seu órgão, devidamente cadastrado no Sistema de Informações Patrimoniais (SIP), e que atuará como elemento de ligação entre a respectiva unidade administrativa e o Setor do Patrimônio.
Como designar agentes patrimoniais?
Os agentes patrimoniais atuam mediante prévia designação em Portaria. A designação de agentes para atuar na gestão local dos bens é responsabilidade do Agente Nato, conforme Portaria Normativa nº. 007/GR/2007. Para isso, o Agente Nato deve indicar ao Departamento de Gestão Patrimonial (DGP/PROAD) o servidor ou servidora que será Agente Patrimonial, bem como o setor sob sua responsabilidade. O DGP/PROAD emitirá a respectiva Portaria, providenciará o acesso ao sistema e fornecerá as orientações necessárias. Mais informações em
https://benspermanentes.ufsc.br/apoio/designacao-e-dispensa-de-agente-patrimonial/.
Posso ter mais de um agente patrimonial na mesma seccional de patrimônio?
Sim, conforme Art. 19, caput, da Portaria Normativa nº 007/GR/2007. De acordo com o espaço físico e a quantidade de bens alocados nas seccionais de patrimônio, há necessidade de maior ou menor quantitativo de agentes, conforme dimensionamento interno da necessidade de controle patrimonial.
O acesso ao Sistema de Informações Patrimoniais (SIP) é exclusivo do agente patrimonial?
Sim. Somente agentes patrimoniais designados mediante Portaria possuem liberação para acesso ao SIP.
Qual o procedimento para as transferências patrimoniais?
Toda movimentação física de bens necessita de prévia transferência no sistema SIP. Deve-se contatar o agente patrimonial da respectiva seccional de onde sairá o bem, e este fará a movimentação no sistema, as vias dos Termos de Transferência deverão ser assinadas digitalmente e encaminhadas, exclusivamente, por SPA, via Solicitação Digital, ao setor DINV/DGP/PROAD. O Termo de Transferência deve ser assinado pelo agente patrimonial que efetua a transferência, e pelo novo responsável pela carga. Somente com a assinatura do novo responsável o bem poderá ser movimentado fisicamente.
No caso de mudança somente de local, o mesmo procedimento de emissão do documento de transferência e coleta de assinatura deve ser efetuado, pois houve alteração do status de localização do bem, devendo-se manter o adequado registro.
Sou agente patrimonial e não consigo operar o sistema SIP. O que devo fazer?
Deve-se analisar se o problema é no sistema ou se há dúvidas quanto ao uso do mesmo. Exemplificando, caso tratar-se de dúvida quanto ao uso do sistema, efetuar consulta aos Manuais disponíveis, acessando o menu “Apoio aos Agentes Patrimoniais”. Persistindo dúvidas, entrar em contato com o DGP para receber instruções e/ ou treinamento adequado. Mas se o problema caracteriza-se por falhas do sistema (navegadores, Java, botões que não acionam ou outro problema de hardware ou software), é necessário acionar o suporte técnico da SeTIC.
Um bem foi adquirido pela UFSC a determinado valor, mas no Termo de Responsabilidade consta valor a maior. Por quê?
Segundo a NBC T 16.10, o valor do ativo é composto obrigatoriamente pelo preço de compra, acrescido dos gastos para colocá-lo em condições de uso, bem como de eventuais gastos posteriores que gerem possibilidade de benefícios econômicos futuros ou potenciais de serviço. Assim, os custos de instalação, frete e armazenagem eventualmente incorridos, por exemplo, devem ser somados ao valor específico do bem. Os documentos que embasam o valor encontram-se no respectivo processo de incorporação.
Vou me afastar ou pedir licenciamento das minhas atividades na UFSC. Como proceder com os bens registrados sob minha responsabilidade?
Nas concessões de afastamento ou licença, deve-se contatar a chefia imediata e o respectivo agente patrimonial seccional para proceder à transferência dos bens a outro servidor, que ficará responsável pela sua guarda e conservação. Havendo impossibilidades, a responsabilidade ficará a cargo do agente patrimonial nato, por força do Art. 14, c/c Art. 20, I, III – “e”, e V da Portaria Normativa nº 007/GR/2007. Ver procedimentos para transferências de bens, em tópico específico deste FAQ.
Posso emprestar bens registrados em meu nome?
Internamente na UFSC, pode-se efetuar o compartilhamento de bens próprios da Universidade, pois pertencentes à mesma entidade e vinculados à necessidade de atendimento do serviço – sempre mediante registro dos empréstimos, por meio de recibo ou de transferência registrada no SIP e documentada (sugere-se adotar esta opção de transferência). Quanto a bens de terceiros, restrições se aplicam tendo em vista sua destinação específica para atender a determinados objetivos, geralmente estabelecidos em cláusulas do contrato ou termo de cessão. Já para terceiros ou particulares não deve haver empréstimo, pela ausência aparente de interesse público e infringência direta à Lei de Improbidade Administrativa (Lei nº 8.429/92) e ao Art. 117, XVI da Lei nº 8.112/90.
Como proceder para efetuar a inclusão e/ou alteração de novos ambientes (espaços físicos) no SIP?
O sistema utilizado para o registro dos ambientes é o Sistema Integrado de Espaços Físicos (SIEF), sistema que é vinculado ao SIP. Cada Unidade deve indicar os servidores responsáveis pelo acesso para atualização e cadastro dos ambientes. As solicitações para liberação do acesso ao SIEF devem ser encaminhadas à SETIC, conforme instruções postadas no site <setic.ufsc.br>.
Por meio do SIEF é possível realizar a atualização do registro de cada ambiente dos imóveis da Unidade, já existentes no sistema (descrição, vinculação a um departamento, nomenclatura, etc.), e a criação de novos locais que já existem fisicamente, mas que ainda não estejam registrados no sistema SIEF.
Para instruções de como operar o sistema deve-se consultar o conteúdo “Manual para realizar cadastro/alteração de espaço físico no sistema SIEF”.
Há bens no meu setor que estão ociosos. Devo pedir a baixa?
Não. O procedimento de baixa aplica-se a casos específicos. Os bens ociosos devem ser disponibilizados aos demais setores da UFSC, para reuso interno, na própria entidade (conforme preconiza a Instrução Normativa SEDAP Nº 208/1988, que trata da racionalização com minimização de custos). Além disso, há restrições quanto a bens relacionados a projetos de pesquisa, geralmente ingressados na UFSC através de contratos de cessão, para uso exclusivo no atendimento ao objeto da pesquisa. Para mais informações e instruções de quais bens podem ser disponibilizados e de como proceder, acessar a página de materiais ociosos: <
http://materiaisociosos.paginas.ufsc.br/como-disponibilizar/>.
Estamos de mudança ou em reforma e precisamos mudar equipamentos e móveis para outra sala. A quem solicitar o serviço?
As movimentações físicas (principalmente mobiliário) que caracterizam serviços de mudança devem ser providenciadas, primariamente, a agentes internos da respectiva unidade requisitante. Havendo dificuldade operacional, o serviço é executado pela Prefeitura do campus, conforme a organização de seus serviços.
Posso negociar a entrega ou alteração de especificações de bens diretamente com as empresas?
Não. Quanto às entregas, o DGP controla os prazos, especificações e demais assuntos relativos aos procedimentos de entrega de bens (ver item específico deste FAQ tratando dos prazos de entrega). Quanto à troca de especificações, jamais deve ser realizada diretamente à empresa, pois pode caracterizar desvio do objeto contratado (independentemente se for adquirido via licitação ou dispensa ou inexigibilidade desta) além de infringir outros dispositivos da Lei Nº 8.666/93. Em último caso, havendo necessidade de substituição, deve-se proceder via processo previamente encaminhado ao DCOM, que analisará cada caso individualmente quanto à possibilidade da troca, sem interferência na competitividade entre as empresas e para que o fato não caracterize direcionamento da compra.
Fui designado(a) agente patrimonial. E agora?
Acesse o menu “Apoio aos Agentes Patrimoniais” em nossa página. Nesse link você encontrará orientações de como atuar como agente patrimonial e instruções de como operar o sistema SIP.
Preciso transferir um bem à responsabilidade de um servidor (técnico-administrativo ou docente), mas seu nome não está cadastrado no SIP. O que fazer?
Para solicitar o cadastro do servidor no SIP, a fim de que possa receber bens em nome, deve ser encaminhado um e-mail para inventario.dgp@contato.ufsc.br com os seguintes dados do servidor: Nome completo, CPF e SIAPE. Somente podem receber bens patrimoniais em nome, servidores que tenham vínculo com a Instituição, não podendo ter bens em nome, alunos, terceirizados ou outros agentes sem vínculo institucional.
SOBRE COMPRAS, RECEBIMENTO, TOMBAMENTO E MANUTENÇÃO DE BENS
Qual a diferença entre material de consumo e bens de natureza permanente?
A diferença entre os materiais de consumo e os bens de natureza permanente atende a critérios técnicos, estabelecidos na Portaria STN nº 448/2002 e no Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP). Os principais aspectos analisados dizem respeito à durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade.
Possuo equipamento com defeito. Como acionar a garantia?
Para acionar a garantia, é necessário ter em mãos a nota fiscal para a compra do produto, e o mesmo estar dentro do prazo da garantia. Para ter acesso à nota fiscal, é necessário consultar o processo de tombamento no SPA. Caso não tenha em mãos o número do processo, deve-se consultar primeiramente no SIP, via agente patrimonial seccional, o registro do bem, onde consta o número do processo que embasou o cadastro. Com base neste número, efetuar a consulta no SPA para ter acesso à nota fiscal, a qual se encontra digitalizada.
Preciso enviar um bem para conserto. Como proceder?
Inicialmente, verificar se o bem encontra-se em garantia. Estando no prazo, seguir procedimentos para acionamento da garantia (ver item deste FAQ). Caso o prazo esteja expirado, acionar os serviços de manutenção da UFSC (NUMA ou SeTIC, conforme o caso), e proceder de acordo com as orientações da equipe técnica.
Como proceder ao constatar que uma etiqueta de identificação se desprendeu do bem?
Ao constatar que uma etiqueta de identificação caiu é necessário solicitar sua substituição, pois a atual não mais adere à superfície do bem. Contudo, deve-se devolver a etiqueta a ser substituída e o encaminhamento de pedido motivado via SPA. A etiqueta deve ser retornada ao DGP/PROAD após efetuada a colagem da nova etiqueta no bem, que ocorre mediante agendamento prévio. Ressalte-se que não são feitas colagens de novas etiquetas sem a respectiva devolução da substituída.
Estou aguardando a entrega de um bem, mas está demorando. O que pode estar havendo?
As empresas, após o recebimento da ordem de fornecimento, possuem um prazo para efetuar a entrega, que pode variar de 30 a 90 dias. Quando efetuada a entrega no DGP, o departamento também necessita de prazo para conferir o material, tombar, registrar e entregá-lo ao destinatário, que também varia conforme a demanda de serviço. Caso esgotado o prazo, sem que o fornecedor tenha entregue os produtos, o DGP encaminha os processos ao DCOM, para que a empresa seja acionada e responda pelo descumprimento contratual, conforme preceitos da Lei Nº 8.666/93.
Há bens no meu setor que estão ociosos, mas não são mais utilizados. Devo pedir a baixa?
Não. O procedimento de baixa aplica-se a casos específicos. Os bens ociosos devem ser disponibilizados aos demais setores da UFSC, para reuso interno, na própria entidade (conforme preconiza a Instrução Normativa SEDAP Nº 208/1988, que trata da racionalização com minimização de custos). Além disso, há restrições quanto a bens relacionados a projetos de pesquisa, geralmente ingressados na UFSC através de contratos de cessão, para uso exclusivo no atendimento ao objeto da pesquisa. Para mais informações e instruções de quais bens podem ser disponibilizados e de como proceder, acessar a página de materiais ociosos: <
http://materiaisociosos.paginas.ufsc.br/como-disponibilizar/>.
Preciso de equipamentos, mobiliário e/ ou outros bens móveis para o meu setor, laboratório, sala de aula etc. A quem devo solicitar?
A compra de bens móveis permanentes deve ser solicitada ao Departamento de Compras (DCOM), conforme procedimentos estabelecidos por este e de acordo com o calendário anual de compras ou por adesão a atas de registro de preço. No caso de bens ociosos, são disponibilizados internamente na UFSC e podem ser transferidos imediatamente. Pode-se obter informações de quais itens estão disponíveis e de como solicitar na seguinte página on-line: <
http://materiaisociosos.paginas.ufsc.br/>.
Posso negociar a entrega ou alteração de especificações de bens diretamente com as empresas?
Não. Quanto às entregas, o DGP controla os prazos, especificações e demais assuntos relativos aos procedimentos de entrega de bens (ver item específico deste FAQ tratando dos prazos de entrega). Quanto à troca de especificações, jamais deve ser realizada diretamente à empresa, pois pode caracterizar desvio do objeto contratado (independentemente se for adquirido via licitação ou dispensa ou inexigibilidade desta) além de infringir outros dispositivos da Lei Nº 8.666/93. Em último caso, havendo necessidade de substituição, deve-se proceder via processo previamente encaminhado ao DCOM, que analisará cada caso individualmente quanto à possibilidade da troca, sem interferência na competitividade entre as empresas e para que o fato não caracterize direcionamento da compra.
O fornecedor fez uma entrega de bem permanente comprado pela UFSC aqui no meu setor. Posso recebê-la?
Não. Orienta-se instruir o fornecedor para que a entrega seja feita no DGP (exceto se houver prévia autorização pelo setor competente do DGP para o recebimento no local, o que caracteriza exceção aplicável a casos específicos). O recebimento dos materiais requer procedimento apropriado, à vista de conferência física (em alguns casos por comissão, conforme Lei Nº 8.666/93), tombamento, registros equivalentes e destinação apropriada.
O DGP está fazendo a entrega de bens comprados para o departamento no qual estou lotado(a), mas meu nome não consta como responsável no Termo de Responsabilidade. Posso receber os bens?
Via de regra, quem deve receber os bens, mediante conferência, é a própria pessoa que consta como responsável no Termo de Responsabilidade, assinando no ato o respectivo documento. Recomenda-se contatar o requerente para que acompanhe o recebimento dos bens. Na impossibilidade, outro servidor (técnico-administrativo ou docente) pode receber, mediante ateste de recebimento, encaminhando os bens posteriormente ao responsável. O Termo de Responsabilidade deve retornar devidamente assinado (ver tópico específico deste FAQ acerca da responsabilidade patrimonial e obrigatoriedades legalmente estabelecidas). Importante destacar que alunos, terceirizados e terceiros em geral não devem efetuar o recebimento de bens.
O fornecedor já entregou os bens na UFSC, mas está cobrando pagamento. A quem devo encaminhá-lo?
Após a entrega na UFSC, os materiais passam por um processo de conferência das especificações e recebimento (provisório). Após as conferências necessárias (adequação das especificações com o pedido, atendimento quanto às quantidades compradas, itens faltantes, equipamentos avariados no transporte, conferência da documentação fiscal etc.), passa-se ao aceite definitivo, seguindo-se ao pagamento. No processo digital, quando constar despacho ao DCF para pagamento, significa que a nota de empenho foi liquidada e encaminhada ao DCF. A partir deste despacho o processo não está mais no DGP, devendo-se encaminhar o fornecedor ao DCF para obter mais informações sobre o pagamento.
Recebi os bens no meu departamento ou setor. Como funciona com a instalação?
A instalação de equipamentos depende das condições do contrato da compra. De um modo geral, a instalação é de responsabilidade do fornecedor, normalmente compreendendo condição que deve ser observada pelo fornecedor ao elaborar a proposta de fornecimento. Lembramos que o DGP não é responsável por instalações de equipamentos ou montagem de mobílias.
Como funciona o tombamento de alguns tipos específicos de equipamentos, tais como climatizadores e microcomputadores?
Alguns bens, dada sua tipicidade, possuem partes componentes que podem gerar dúvidas no momento da incorporação. Por isso, necessitam de tratamento específico quando de sua etiquetagem. Alguns exemplos:
- Climatizadores de ar (split): atualmente recebem etiqueta de identificação somente em sua unidade interna (evaporadora). Algumas unidades na UFSC possuem também identificação externa (condensadora), dado o entendimento até então prevalescente, interferindo, por exemplo, na atividade de levantamento físico dos bens.
- Microcomputadores: são tombados separadamente a unidade de processamento (CPU/ gabinente) e o monitor. Essas partes, de um modo geral, possuem durabilidade real diferente quando postas em comparação. Caixas de som, teclado, mouse, webcam e outros períféricos similares, por sua vez, são incorporados conjuntamente à CPU.
Importante: atualmente ainda existem componentes (mouses e teclados, por exemplo) com número de tombamento, e que devem permanecer controlados até o final de sua vida útil – uma vez que não constituem material de consumo, mas sim, bens permanentes na condição de acessórios de um equipamento maior (critério da incorporabilidade), apenas dispensando-se a necessidade de controle individualizado (etiqueta patrimonial para cada um dos itens). No caso de um desses componentes estragar, deve haver reposição, por tratar-se de parte de um conjunto maior, necessário ao seu correto funcionamento.
- Mouse, teclados, caixas de som, webcam: ver subitem acima, que trata dos microcomputadores.
- No-breaks, estabilizadores e HDs externos: caracterizam-se por equipamentos que possuem funcionamento autônomo ou semiautônomo. Tendo em vista tais características, devem ser controlados/ patrimoniados individualmente – à exceção de pen drives, considerados materiais de consumo.
SOBRE DISPONIBILIZAÇÃO DE BENS, BAIXAS E COMUNICADO DE DANO OU EXTRAVIO DE BENS
Não localizo um bem sob minha responsabilidade. Pode ter sido extraviado ou roubado. O que fazer?
Inicialmente, comunique a chefia imediata sobre o ocorrido, adotando-se, caso aplicável, medidas de segurança local mais efetivas. Além disso, é necessário efetuar o registro do fato, internamente no Departamento de Segurança da Universidade (DESEG), e externamente na Delegacia de Polícia (ou Polícia Federal, por tratar-se de dano a patrimônio da União). Tais documentos devem ser utilizados como base para instrução do processo de apuração e regularização patrimonial, juntamente com o relato pessoal do caso. Depois de realizada a busca exaustiva de um bem, e não o encontrando, deve-se proceder à apuração dos fatos por meio de Comunicado de Dano ou Extravio de Bens. Ver instruções complementares em tópico específico desse FAQ, bem como acessando: <
http://dgp.proad.ufsc.br/extravio-ou-dano-a-bem-publico/>.
Quando um bem foi furtado/roubado, deve-se registrar Boletim de Ocorrência? Onde?
Sim. É necessário efetuar o registro do fato, internamente no Departamento de Segurança da Universidade (DESEG), e externamente na Delegacia de Polícia (ou Polícia Federal, por tratar-se de dano a patrimônio da União). Os documentos do registro deverão ser utilizados como base para instrução do processo de apuração e regularização patrimonial, juntamente com o relato pessoal do caso.
Há bens no meu setor que estão ociosos, mas não são mais utilizados. Devo pedir a baixa?
Não. O procedimento de baixa aplica-se a casos específicos. Os bens ociosos devem ser disponibilizados aos demais setores da UFSC, para reuso interno, na própria entidade (conforme preconiza a Instrução Normativa SEDAP Nº 208/1988, que trata da racionalização com minimização de custos). Além disso, há restrições quanto a bens relacionados a projetos de pesquisa, geralmente ingressados na UFSC através de contratos de cessão, para uso exclusivo no atendimento ao objeto da pesquisa. Para mais informações e instruções de quais bens podem ser disponibilizados e de como proceder, acessar a página de materiais ociosos: <
http://materiaisociosos.paginas.ufsc.br/como-disponibilizar/>.
Há bens inservíveis no meu setor. Como solicitar o recolhimento?
Primeiramente, certificar-se de que não se tratam de bens em condições de uso (ociosos) que, neste caso, devem ser disponibilizados para uso interno (ver tópico específico neste FAQ acerca da disponibilização de bens). Não sendo ociosos, para solicitar o recolhimento de bens é necessário preencher o Formulário de Solicitação de Recolhimento, que deve conter a relação completa dos bens e a assinatura dos responsáveis, e encaminhar para o e-mail:
desfazimentos.dgp@contato.ufsc.br . O recolhimento dos bens depende de disponibilidade de espaço físico no DGP, sem o qual os materiais não serão recebidos. Quando houver condições para efetuar o recebimento, o DGP entrará em contato. Mais informações em
https://benspermanentes.ufsc.br/recolhimento/.
SOBRE GESTÃO PATRIMONIAL E O DGP
O que é o DGP?
O Departamento de Gestão Patrimonial (DGP) é órgão vinculado à Pró-Reitoria de Administração (PROAD). É responsável pelo registro analítico dos ingressos de bens na instituição, movimentações e baixas, promovendo os meios necessários para a ação dos agentes/ servidores diretamente envolvidos com a gestão dos bens. Encaminha ao Departamento de Contabilidade e Finanças (DCF) informações acerca das mutações patrimoniais da entidade. Promove as políticas de gestão patrimonial, em conformidade à legislação vigente. O DGP é o órgão central de patrimônio da Universidade, competindo-lhe o controle e o acompanhamento das atividades inerentes à gestão patrimonial da UFSC (Portaria Normativa nº 007/GR/2007, Art. 6º).
A gestão patrimonial dos bens móveis é centralizada?
Não, por força do Art. 6º da Portaria Normativa nº 007/GR/2007, c/c Art. 7º: “as seccionais de patrimônio serão os órgãos seccionais de gestão patrimonial dos bens móveis permanentes”, e c/c Art. 13 da mesma Portaria Normativa. Isso também vai ao encontro da tendência de descentralização das atividades operacionais no setor público, consoante ao Decreto-Lei nº 200/67, Art. 10 e §§, ficando os órgãos centrais incumbidos do controle e da definição das políticas relacionadas à gestão.
Onde posso encontrar mais informações sobre a gestão do patrimônio público?
Na doutrina que trata do Direito Administrativo; legislação correlata à gestão patrimonial, finanças públicas, contabilidade, convênios e contratos (por exemplo, Lei nº 8.666/93, Lei nº 4.320/64, Lei nº 8.112/90, Lei nº 10.406/2002, Lei nº 8.429/92, Lei nº 9.784/99, Lei Complementar nº 101/2000, Decreto nº 99.658/90, Decreto-Lei nº 200/67, Instrução Normativa SEDAP nº 205/88, Portaria nº 173/GR/98, Portaria Normativa nº 007/GR/97, alterada pela Portaria Normativa nº 045/2014, Portaria STN nº 163/2001, e Portaria STN nº 448/2002 – lista não exaustiva); Regimento Interno da UFSC; decisões de Tribunais de Contas Estaduais (TCEs), do Tribunal de Contas da União (TCU) e da Corregedoria Geral da União (CGU); Constituição Federal de 1988; Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP); Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (NBCASP); normas técnicas do Conselho Federal de Contabilidade (NBC T); manuais de boas práticas e publicações na área.
O que é o agente patrimonial?
O agente patrimonial é o servidor encarregado pelas rotinas e providências da atividade de controle patrimonial de sua respectiva área de abrangência, que inclui todos os setores componentes de seu órgão, devidamente cadastrado no Sistema de Informações Patrimoniais (SIP), e que atuará como elemento de ligação entre a respectiva unidade administrativa e o Setor do Patrimônio.
Como designar agentes patrimoniais?
Os agentes patrimoniais atuam mediante prévia designação em Portaria. A designação de Agentes para atuar na gestão local dos bens é responsabilidade do Agente Nato, conforme Portaria Normativa nº. 007/GR/2007. Para isso, o Agente Nato deve indicar ao Departamento de Gestão Patrimonial (DGP/PROAD) o servidor ou servidora que será Agente Patrimonial, bem como o setor sob sua responsabilidade. O DGP/PROAD emitirá a respectiva Portaria, providenciará o acesso ao sistema e fornecerá as orientações necessárias. Mais informações em
https://benspermanentes.ufsc.br/apoio/designacao-e-dispensa-de-agente-patrimonial/.
O acesso ao Sistema de Informações Patrimoniais (SIP) é exclusivo do agente patrimonial?
Sim. Somente agentes patrimoniais designados mediante Portaria possuem liberação para acesso ao SIP.
SOBRE INVENTÁRIO PATRIMONIAL
O inventário patrimonial é obrigatório?
Sim. A obrigatoriedade está fixada no Art. 96 da Lei nº 4.320/64. Além deste dispositivo, versa sobre a realização de inventário o item 8 da Instrução Normativa SEDAP nº 205/88, e artigos 154 a 166 da Portaria Normativa nº 007/GR/2007, paralelamente à exigência dos órgãos de fiscalização.
Qual a periodicidade de inventário dos bens móveis da UFSC?
O inventário geral deve ser realizado anualmente, no mesmo período-base. Porém, havendo necessidade, as unidades podem efetuar o levantamento dos bens dos seus setores e seccionais em qualquer período do ano. Todavia, tais levantamentos patrimoniais servirão para conferência, fiscalização e acompanhamento da gestão mobiliária, não suprindo a necessidade de realização do inventário geral, que também deverá ser feito no período próprio. O inventário geral corresponde à atividade de fiscalização, e deve observar o princípio da segregação de funções, conforme Acórdãos nº 2.310/2007, 2.366/2007 e 1.836/2008, todos da 2ª Câmara do TCU.
Posso efetuar o levantamento de bens sem ser no período de inventário?
O inventário geral deve ser realizado anualmente, no mesmo período-base. Porém, havendo necessidade, as unidades podem efetuar o levantamento dos bens dos seus setores e seccionais em qualquer período do ano. Todavia, tais levantamentos patrimoniais servirão para conferência, fiscalização e acompanhamento da gestão mobiliária, não suprindo a necessidade de realização do inventário geral, que também deverá ser feito no período próprio. O inventário geral corresponde à atividade de fiscalização, e deve observar o princípio da segregação de funções, conforme Acórdãos nº 2.310/2007, 2.366/2007 e 1.836/2008, todos da 2ª Câmara do TCU.
Como proceder para efetuar a inclusão e/ou alteração de novos ambientes (espaços físicos) no SIP?
O sistema utilizado para o registro dos ambientes é o Sistema Integrado de Espaços Físicos (SIEF), sistema que é vinculado ao SIP. Cada Unidade deve indicar os servidores responsáveis pelo acesso para atualização e cadastro dos ambientes. As solicitações para liberação do acesso ao SIEF devem ser encaminhadas à SETIC, conforme instruções postadas no site <setic.ufsc.br>.
Por meio do SIEF é possível realizar a atualização do registro de cada ambiente dos imóveis da Unidade, já existentes no sistema (descrição, vinculação a um departamento, nomenclatura, etc.), e a criação de novos locais que já existem fisicamente, mas que ainda não estejam registrados no sistema SIEF.
Para instruções de como operar o sistema deve-se consultar o conteúdo “Passo-a-passo para realizar cadastro/alteração de espaço físico no sistema SIEF” na página: https://benspermanentes.ufsc.br/instrucoes-para-o-sistema-integrado-de-espacos-fisicos-sief/
Há bens no meu setor que estão ociosos. Devo pedir a baixa?
Não. O procedimento de baixa aplica-se a casos específicos. Os bens ociosos devem ser disponibilizados aos demais setores da UFSC, para reuso interno, na própria entidade (conforme preconiza a Instrução Normativa SEDAP Nº 205/1988, que trata da racionalização com minimização de custos). Além disso, há restrições quanto a bens relacionados a projetos de pesquisa, geralmente ingressados na UFSC através de contratos de cessão, para uso exclusivo no atendimento ao objeto da pesquisa. Para mais informações e instruções de quais bens podem ser disponibilizados e de como proceder, acessar a página de materiais ociosos: <
http://materiaisociosos.paginas.ufsc.br/como-disponibilizar/>.
SOBRE BENS DE TERCEIROS E PROJETOS, DOAÇÕES E CESSÕES DE USO
Como faço para transferir bens de projeto?
Bens relacionados a projetos (financiados pelo CNPq, CAPES e Fundações de Apoio, por exemplo) possuem prática de transferência similar à de outros bens. Porém, no caso de bens oriundos de projetos, é necessário que o novo responsável seja membro integrante do projeto, além de prévia e expressa autorização do agente patrimonial nato. A formalização dessas transferências opera-se via agente patrimonial seccional ou setorial. Tais peculiaridades devem-se ao fato de bens com essa origem encontrarem-se vinculados, em sua grande maioria, ao uso específico para atendimento excluso do objeto do contrato de cessão.
Existe diferença entre transferência e cessão de uso?
Sim. A transferência opera-se somente internamente à UFSC (mesma entidade), passando de um local para outro, de um servidor a outro, ou ambos concomitantemente, via agente patrimonial. Já a cessão de uso opera-se entre entidades diferentes, mediante contrato de cessão ou termo de cessão, por meio de processo previamente instruído e analisado pelas instâncias competentes, pois regido por cláusulas de direitos e deveres entre as instituições. Aquele é feito via agentes patrimoniais, de modo direto e simplificado; este, mais formal, mediante processo específico.
Existe diferença entre doação e cessão?
Sim. Doação é o “contrato pelo qual uma pessoa (doador), por liberdade, transfere de seu patrimônio bens ou vantagens para outra (donatária), que os aceita”. Se for doação com encargos, “é necessária cláusula de reversão para a eventualidade do seu descumprimento”. Já a cessão de uso corresponde à “transferência gratuita da posse de um bem público de uma entidade ou órgão a outro, a fim de que o cessionário o utilize nas condições estabelecidas no respectivo termo”. Desse modo, este não se confunde com nenhuma das formas de alienação de bens, pois não se opera a transferência da propriedade. Além disso, por meio da cessão objetiva-se o “traspasse da posse de um bem público para outra entidade […] que dele tenha necessidade e se proponha a empregá-lo nas condições convencionadas com a Administração cedente”.
Citações: Hely Lopes Meirelles, Direito Administrativo Brasileiro, 2013.
A UFSC pode doar qualquer bem?
Não. A legislação é criteriosa quanto a esse aspecto. Primeiramente, somente são passíveis de doação bens pertencentes à UFSC, ou seja, não são passíveis de doação bens de terceiros, cuja propriedade a UFSC não detém. Para que os bens próprios possam ser doados, é necessária sua prévia desafetação, pois sua finalidade precípua quando da incorporação foi a de atender às necessidades da Universidade. O Art. 15 do Decreto nº 99.658/90 elenca taxativamente os casos passíveis de doação, presentes sempre razões de interesse social, relativamente à escolha de outra forma de alienação.
Quem pode receber bens da UFSC em doação?
Podem receber bens doados pela UFSC as entidades enquadradas no Art. 15 do Decreto nº 99.658/90, dependendo também da classificação quanto ao estado de conservação do material (ocioso ou recuperável, antieconômico e irrecuperável) e forma de sua aquisição (adquirido com recursos de convênio, ou os destinados à execução descentralizada de programa federal). Trata-se, pois, de dupla análise: uma quanto à classificação das entidades passíveis de receber doações; outra, do estado de conservação dos bens.
A tramitação ocorre por meio de processo e procedimentos próprios, tendo em vista a necessidade de garantir o pleno atendimento, principalmente, aos princípios constitucionais da impessoalidade, da publicidade e da moralidade administrativa, bem como observando a transparência processual para não incorrer nas práticas vedadas Pela Lei nº 8.429/92.
