SOBRE COMPRAS, RECEBIMENTO, TOMBAMENTO E MANUTENÇÃO DE BENS
Qual a diferença entre material de consumo e bens de natureza permanente?
A diferença entre os materiais de consumo e os bens de natureza permanente atende a critérios técnicos, estabelecidos na Portaria STN nº 448/2002 e no Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP). Os principais aspectos analisados dizem respeito à durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade.
Possuo equipamento com defeito. Como acionar a garantia?
Para acionar a garantia, é necessário ter em mãos a nota fiscal para a compra do produto, e o mesmo estar dentro do prazo da garantia. Para ter acesso à nota fiscal, é necessário consultar o processo de tombamento no SPA. Caso não tenha em mãos o número do processo, deve-se consultar primeiramente no SIP, via agente patrimonial seccional, o registro do bem, onde consta o número do processo que embasou o cadastro. Com base neste número, efetuar a consulta no SPA para ter acesso à nota fiscal, a qual se encontra digitalizada.
Preciso enviar um bem para conserto. Como proceder?
Inicialmente, verificar se o bem encontra-se em garantia. Estando no prazo, seguir procedimentos para acionamento da garantia (ver item deste FAQ). Caso o prazo esteja expirado, acionar os serviços de manutenção da UFSC (NUMA ou SeTIC, conforme o caso), e proceder de acordo com as orientações da equipe técnica.
Como proceder ao constatar que uma etiqueta de identificação se desprendeu do bem?
Ao constatar que uma etiqueta de identificação caiu é necessário solicitar sua substituição, pois a atual não mais adere à superfície do bem. Contudo, deve-se devolver a etiqueta a ser substituída e o encaminhamento de pedido motivado via SPA. A etiqueta deve ser retornada ao DGP/PROAD após efetuada a colagem da nova etiqueta no bem, que ocorre mediante agendamento prévio. Ressalte-se que não são feitas colagens de novas etiquetas sem a respectiva devolução da substituída.
Estou aguardando a entrega de um bem, mas está demorando. O que pode estar havendo?
As empresas, após o recebimento da ordem de fornecimento, possuem um prazo para efetuar a entrega, que pode variar de 30 a 90 dias. Quando efetuada a entrega no DGP, o departamento também necessita de prazo para conferir o material, tombar, registrar e entregá-lo ao destinatário, que também varia conforme a demanda de serviço. Caso esgotado o prazo, sem que o fornecedor tenha entregue os produtos, o DGP encaminha os processos ao DCOM, para que a empresa seja acionada e responda pelo descumprimento contratual, conforme preceitos da Lei Nº 8.666/93.
Há bens no meu setor que estão ociosos, mas não são mais utilizados. Devo pedir a baixa?
Não. O procedimento de baixa aplica-se a casos específicos. Os bens ociosos devem ser disponibilizados aos demais setores da UFSC, para reuso interno, na própria entidade (conforme preconiza a Instrução Normativa SEDAP Nº 208/1988, que trata da racionalização com minimização de custos). Além disso, há restrições quanto a bens relacionados a projetos de pesquisa, geralmente ingressados na UFSC através de contratos de cessão, para uso exclusivo no atendimento ao objeto da pesquisa. Para mais informações e instruções de quais bens podem ser disponibilizados e de como proceder, acessar a página de materiais ociosos: <http://materiaisociosos.paginas.ufsc.br/como-disponibilizar/>.
Preciso de equipamentos, mobiliário e/ ou outros bens móveis para o meu setor, laboratório, sala de aula etc. A quem devo solicitar?
Posso negociar a entrega ou alteração de especificações de bens diretamente com as empresas?
Não. Quanto às entregas, o DGP controla os prazos, especificações e demais assuntos relativos aos procedimentos de entrega de bens (ver item específico deste FAQ tratando dos prazos de entrega). Quanto à troca de especificações, jamais deve ser realizada diretamente à empresa, pois pode caracterizar desvio do objeto contratado (independentemente se for adquirido via licitação ou dispensa ou inexigibilidade desta) além de infringir outros dispositivos da Lei Nº 8.666/93. Em último caso, havendo necessidade de substituição, deve-se proceder via processo previamente encaminhado ao DCOM, que analisará cada caso individualmente quanto à possibilidade da troca, sem interferência na competitividade entre as empresas e para que o fato não caracterize direcionamento da compra.
O fornecedor fez uma entrega de bem permanete comprado pela UFSC aqui no meu setor. Posso recebê-la?
Não. Orienta-se instruir o fornecedor para que a entrega seja feita no DGP (exceto se houver prévia autorização pelo setor competente do DGP para o recebimento no local, o que caracteriza exceção aplicável a casos específicos). O recebimento dos materiais requer procedimento apropriado, à vista de conferência física (em alguns casos por comissão, conforme Lei Nº 8.666/93), tombamento, registros equivalentes e destinação apropriada.
O DGP está fazendo a entrega de bens comprados para o departamento no qual estou lotado(a), mas meu nome não consta como responsável no Termo de Responsabilidade. Posso receber os bens?
Via de regra, quem deve receber os bens, mediante conferência, é a própria pessoa que consta como responsável no Termo de Responsabilidade, assinando no ato o respectivo documento. Recomenda-se contatar o requerente para que acompanhe o recebimento dos bens. Na impossibilidade, outro servidor (técnico-administrativo ou docente) pode receber, mediante ateste de recebimento, encaminhando os bens posteriormente ao responsável. O Termo de Responsabilidade deve retornar devidamente assinado (ver tópico específico deste FAQ acerca da responsabilidade patrimonial e obrigatoriedades legalmente estabelecidas). Importante destacar que alunos, terceirizados e terceiros em geral não devem efetuar o recebimento de bens.
O fornecedor já entregou os bens na UFSC, mas está cobrando pagamento. A quem devo encaminhá-lo?
Após a entrega na UFSC, os materiais passam por um processo de conferência das especificações e recebimento (provisório). Após as conferências necessárias (adequação das especificações com o pedido, atendimento quanto às quantidades compradas, itens faltantes, equipamentos avariados no transporte, conferência da documentação fiscal etc.), passa-se ao aceite definitivo, seguindo-se ao pagamento. No processo digital, quando constar despacho ao DCF para pagamento, significa que a nota de empenho foi liquidada e encaminhada ao DCF. A partir deste despacho o processo não está mais no DGP, devendo-se encaminhar o fornecedor ao DCF para obter mais informações sobre o pagamento.
Recebi os bens no meu departamento ou setor. Como funciona com a instalação?
A instalação de equipamentos depende das condições do contrato da compra. De um modo geral, a instalação é de responsabilidade do fornecedor, normalmente compreendendo condição que deve ser observada pelo fornecedor ao elaborar a proposta de fornecimento. Lembramos que o DGP não é responsável por instalações de equipamentos ou montagem de mobílias.
Como funciona o tombamento de alguns tipos específicos de equipamentos, tais como climatizadores e microcomputadores?
Alguns bens, dada sua tipicidade, possuem partes componentes que podem gerar dúvidas no momento da incorporação. Por isso, necessitam de tratamento específico quando de sua etiquetagem. Alguns exemplos:
- Climatizadores de ar (split): atualmente recebem etiqueta de identificação somente em sua unidade interna (evaporadora). Algumas unidades na UFSC possuem também identificação externa (condensadora), dado o entendimento até então prevalescente, interferindo, por exemplo, na atividade de levantamento físico dos bens.
- Microcomputadores: são tombados separadamente a unidade de processamento (CPU/ gabinente) e o monitor. Essas partes, de um modo geral, possuem durabilidade real diferente quando postas em comparação. Caixas de som, teclado, mouse, webcam e outros períféricos similares, por sua vez, são incorporados conjuntamente à CPU.
Importante: atualmente ainda existem componentes (mouses e teclados, por exemplo) com número de tombamento, e que devem permanecer controlados até o final de sua vida útil – uma vez que não constituem material de consumo, mas sim, bens permanentes na condição de acessórios de um equipamento maior (critério da incorporabilidade), apenas dispensando-se a necessidade de controle individualizado (etiqueta patrimonial para cada um dos itens). No caso de um desses componentes estragar, deve haver reposição, por tratar-se de parte de um conjunto maior, necessário ao seu correto funcionamento.
- Mouse, teclados, caixas de som, webcam: ver subitem acima, que trata dos microcomputadores.
- No-breaks, estabilizadores e HDs externos: caracterizam-se por equipamentos que possuem funcionamento autônomo ou semiautônomo. Tendo em vista tais características, devem ser controlados/ patrimoniados individualmente – à exceção de pen drives, considerados materiais de consumo.
